يعد اختيار شركة تنظيم الفعاليات من أكثر القرارات التسويقية أثرا في كل عام. فالشريك المناسب يقدم فعالية ترفع مكانة علامتكم، أما غير المناسب فيصل في السابعة مساء بلافتات ناقصة ونصف الطاقم فقط، ثم يرفع الفاتورة 30 في المئة بعد انتهاء الفعالية. وهذه سبعة أسئلة تطرحونها على كل شركة ترشحونها قبل أن توقعوا أي شيء، لتميزوا المحترفين وتستبعدوا غيرهم وتتفاوضوا بثقة، وهي مكتوبة للشركات في السعودية والخليج التي تنوي إنتاج فعالية في مصر.
السؤال 1: هل تفصلون عرض السعر بندا بندا بدل رقم إجمالي؟
تقدم الشركة المحترفة عرضا مفصلا يفصل المكان والصوتيات والمرئيات والديكور والفنانين وتجربة الضيوف ورسوم الإدارة. أما التي تصر على رقم إجمالي واحد فإما أنها تخفي نسبة الإضافة أو لم تحدد هيكل تكاليفها أصلا، وكلاهما علامة تحذير. اطلبوا البنود، فإن تعذر ذلك فابحثوا عن غيرها.
السؤال 2: ما هيكل نسب الإضافة لديكم على الموردين؟
تضيف كل شركة فعاليات نسبة فوق تكلفة الموردين، وهذه طبيعة العمل. والنطاق المعتاد في مصر من 15 إلى 25 في المئة على الموردين الخارجيين، ومن 30 إلى 40 في المئة على التصنيع الداخلي، ورسوم إدارة من 15 إلى 20 في المئة من قيمة المشروع. والشركة التي ترفض الإفصاح عن نسبها يرجح أنها تتقاضى أكثر من المعتاد، أما التي تزعم أنها لا تضيف أي نسبة فلا تصدقكم القول في كيفية دفع أجور فريقها.
السؤال 3: كم شخصا سيكون في الموقع يوم الفعالية؟
في فعالية بحضور 200 شخص توقعوا 4 إلى 6 أفراد في الموقع على الأقل: قائد المشروع، ومهندس الصوتيات والمرئيات، ومسؤول الديكور، وموظفو التسجيل، ومنسق ميداني (runner)، وعضو احتياطي. وفي الفعاليات التي تتجاوز 500 شخص يتضاعف العدد. فإذا قيل لكم إن شخصين سيتوليان كل شيء، فإما أن الشركة تنوي التعاقد من الباطن دون إبلاغكم أو أن الفعالية ستعاني نقص الكوادر. اسألوا بحسب الدور لا بالعدد فقط.
السؤال 4: ما الذي ينفذ داخليا وما الذي يسند لجهات أخرى؟
التعاقد من الباطن أمر طبيعي، فلا توجد شركة فعاليات تملك داخليا جدران LED ومنظومات الإضاءة وقوائم الفنانين كلها. المهم أن تخبركم بذلك بصراحة، فالشركة التي تصف كل شيء بأنه «من عندنا» ثم تحضر بمستقلين لم تلتقوهم من قبل هي التي تتعثر حين يتخلف أحد الموردين. والجواب الواضح مثلا: نتولى داخليا إدارة المكان والتنسيق وتجربة الضيوف، ونوفر الصوتيات والمرئيات عبر مورد محدد والفنانين عبر وكالة محددة.
السؤال 5: هل تعرضون علينا ثلاث فعاليات سابقة بحجم وعملاء مماثلين؟
الحجم والقطاع مهمان. فالفريق المتمرس في نوع محدد من الفعاليات قد لا يعرف كيف يدير مؤتمرا مؤسسيا بحضور 500 شخص، والفريق الذي ينظم إطلاق منتجات لعلامات السلع الاستهلاكية سريعة التداول قد لا يدرك النبرة الرصينة لفعالية عميل مصرفي. اطلبوا ثلاثة مراجع حديثة بحجمكم وقطاعكم، واتصلوا بأحدها قبل التوقيع.
السؤال 6: ماذا يحدث إذا غيرنا النطاق قبل الفعالية بأسبوعين؟
تغيير النطاق أمر معتاد، والسؤال هو: هل يتعامل معه المنظم باحترافية؟ ابحثوا عن آلية واضحة لأوامر التغيير: تأكيد كتابي للتغيير، وتحديث أثره على التكلفة، وجدول زمني جديد. وتجنبوا من يتجاهل الأمر ثم يفاجئكم بفاتورة أعلى، فالمحترفون لديهم نموذج أمر تغيير من صفحة واحدة، فاطلبوا الاطلاع عليه.
السؤال 7: ما خطة الطوارئ للطقس وتخلف الموردين ومشكلات المكان؟
لدى المنظمين المحترفين أجوبة عن ثلاثة أمور تسوء دائما: الطقس (خيمة احتياطية أو بديل داخلي)، وتخلف الموردين (قائمة احتياطية معتمدة مسبقا)، ومشكلات المكان (الموقع البديل الذي سينتقلون إليه). فإذا قال لكم المنظم إن ذلك لن يحدث معه فهو لم ينفذ فعاليات كافية، والجواب الصحيح شرح هادئ لما سيفعلونه فعلا.
ثلاث علامات تحذير تستدعي الانسحاب
- تسعير غامض: عبارة مثل «اتركوا لنا كل التفاصيل ولا داعي للقلق بشأن الأرقام» تعني أن تضخم النطاق مضمون
- غياب العقد: أي شركة تريد بدء العمل قبل توقيع اتفاقية نطاق وسعر تمهد لخلاف لاحق
- الفواتير النقدية فقط: الجهة المرخصة تصدر فاتورة وتحصل ضريبة القيمة المضافة وتسلمكم إيصالا ضريبيا سليما، أما التعامل النقدي بلا مستندات فلا يترك لكم سبيلا للرجوع عند حدوث مشكلة
الخلاصة
اختيار الشريك المناسب في مصر لا يتعلق بأقل عرض بقدر ما يتعلق بمن يعامل فعاليتكم كما يعامل سمعته. اطرحوا هذه الأسئلة السبعة، واقرؤوا الإجابات بعناية، وتحققوا من المراجع، وتعاقدوا مع الفريق الذي كانت إجاباته محددة وواثقة وشفافة. ونسبة 10 في المئة الإضافية التي قد تدفعونها مقابل جهة محترفة لا تقارن بتكلفة فعالية فاشلة، ماليا ومن حيث السمعة.
تعتمد Wampum Events في عملها التسعير الشفاف والميزانيات المفصلة بندا بندا والإفصاح عن نسب الإضافة وأوامر التغيير المكتوبة. وإن كان هذا ما تبحثون عنه في شريك، يسعدنا أن نقدم لكم عرض سعر لفعاليتكم القادمة.
