حين تخطط شركة خليجية لفعالية في مصر، يحسم التقويم جزءا كبيرا من القرار: الوجهة التي يناسبها الموسم، والمناسبات التي يجب مراعاتها في التخطيط، والمهلة التي تحمي الموعد. يجمع هذا الدليل ما تحتاجونه لوضع خطة فعاليات سنوية في مصر، ثم يوضح كيف ترسلون الموجز إلى Wampum Events.
المواسم بحسب الوجهة
- القاهرة: طوال العام للفعاليات الداخلية في الفنادق ومراكز المؤتمرات والمواقع المستقلة، أما المواقع المفتوحة والأسطح فتناسب أمسيات سبتمبر إلى أبريل.
- الساحل الشمالي: من يونيو إلى سبتمبر، موسم الصيف على البحر المتوسط.
- مدن البحر الأحمر مثل الجونة وشرم الشيخ: من أكتوبر إلى أبريل، حين يعتدل الطقس وتناسب الفعاليات الخارجية.
وننتج الفعاليات كذلك في الإسكندرية وفي مختلف أنحاء مصر انطلاقا من القاهرة، وتظهر تكاليف السفر والإقامة والنقل للفريق والمعدات في بند مستقل ضمن عرض السعر.
مناسبات تخططون حولها
- رمضان والعيدان: تتحدد مواعيدها وفق تقويم أم القرى والإعلان الرسمي، وتتقدم في التقويم الميلادي كل عام. وتنتقل فعاليات الشهر إلى ما بعد الإفطار والتراويح، وإجازة العيد ليست وقتا مناسبا لفعاليات العمل.
- يوم التأسيس السعودي: 22 فبراير، ويوافق في 2027 مرور 300 عام على تأسيس الدولة السعودية الأولى.
- اليوم الوطني السعودي: 23 سبتمبر.
- الأعياد الوطنية الخليجية: عمان في 20 و21 نوفمبر، والإمارات في 2 ديسمبر، والبحرين في 16 ديسمبر، وقطر في 18 ديسمبر، والكويت في 25 و26 فبراير.
- حفلات نهاية العام: تتركز في ديسمبر، وتتزاحم مع الأعياد الوطنية على المواقع نفسها.
- موسم فعاليات الشركات والمؤتمرات والمعارض: تمتلئ المواقع بسرعة في نوفمبر وديسمبر وفي أبريل ومايو، وتنفد مواعيد الجمعة والسبت في أكتوبر ونوفمبر ومارس وأبريل في المواقع المطلوبة قبل 8 إلى 14 أسبوعا.
العام شهرا بشهر
- يناير وفبراير: طقس معتدل في القاهرة والبحر الأحمر، ويوم التأسيس في 22 فبراير، والأعياد الوطنية الكويتية في 25 و26 فبراير.
- مارس وأبريل ومايو: موسم نشط لفعاليات الشركات في القاهرة، ويستمر موسم البحر الأحمر حتى أبريل، وتمتلئ المواقع بسرعة في أبريل ومايو.
- يونيو إلى سبتمبر: موسم الساحل الشمالي، وتعتمد فعاليات القاهرة على القاعات الداخلية حتى تعود الأمسيات المفتوحة في سبتمبر، ثم يأتي اليوم الوطني السعودي في 23 سبتمبر.
- أكتوبر إلى ديسمبر: يعود موسم البحر الأحمر، وتتوالى الأعياد الوطنية الخليجية، وتزدحم المواقع بحفلات نهاية العام.
ثم ضعوا رمضان والعيدين فوق هذا التقويم وفق تقويم أم القرى، فهي تنتقل بين الأشهر الميلادية عاما بعد عام.
واختيار اليوم مهم كذلك: عطلة نهاية الأسبوع في مصر يوما الجمعة والسبت، وهي المواعيد التي تنفد مبكرا في المواقع المطلوبة خلال أشهر الذروة، أما أيام الأسبوع فتبقى أوسع خيارا.
مهل الحجز
- 12 أسبوعا: وقت مريح يمنحكم كل الخيارات في الموقع والتصميم والتصنيع المخصص.
- 8 أسابيع: الوقت المعتاد لفعاليات الشركات، مع بعض التضييق في الخيارات.
- 4 أسابيع: وقت ضيق لكنه ممكن، ويقل فيه التطوير والتعديل.
- أقل من أسبوعين: تقتصر الخيارات على ما هو متوفر في المخزون.
وبحسب الحجم: من 6 إلى 8 أسابيع على الأقل للفعاليات من 100 إلى 300 شخص، ومن 10 إلى 12 أسبوعا لما يتجاوز 300 شخص، ومن 12 إلى 16 أسبوعا لفعاليات الوجهات. ويستغرق التصنيع المخصص عادة من 4 إلى 6 أسابيع من اعتماد التصميم حتى اكتمال البناء، وتحتفظ معظم المواقع بالموعد المبدئي من 7 إلى 14 يوما.
خطة سنوية بدل حجوزات متفرقة
- ضعوا في بداية العام قائمة بفعالياتكم في مصر وتواريخها التقريبية، وميزوا ما يرتبط بمناسبة ثابتة مما يمكن تحريكه.
- احجزوا مواعيد مبدئية للفعاليات الواقعة في أشهر الذروة قبل الدخول في التفاصيل، ثم أكدوها أو أفرجوا عنها.
- وحدوا تكوينات المسرح وقوالب الهوية وصيغ المحتوى بين فعاليات العام، فالفعالية التي تعيد استخدام تصميم سابق أسرع تنفيذا.
- اتفقوا مع شريك إنتاج على الشروط الأساسية مرة في السنة، فيصبح الموجز المتأخر مسألة نطاق وسعر لا طلب عروض جديدا.
كيف ترسلون الموجز إلى Wampum
يكفي لبدء التسعير أربعة أمور: التاريخ، والموقع أو المدينة، وصيغة الفعالية، وعدد الحضور. وأضيفوا إن توفرت: الهوية البصرية، وبرنامج الفعالية، والمناسبة التي ترتبط بها، وأي قيود لدى الموقع.
- أرسلوا الموجز عبر نموذج الطلب على موقعنا أو واتساب على +20 107 046 4755.
- نرد في يوم العمل نفسه، ويصلكم عرض سعر مفصل ببنوده خلال 24 ساعة من استلام الموجز.
- العرض صالح لمدة 30 يوما، ويتأكد الحجز بتوقيعه وسداد الدفعة المقدمة.
- نحتاج إلى الهوية البصرية والتصاميم قبل بدء التنفيذ بمدة لا تقل عن 5 أيام عمل.
أيام العمل من الأحد إلى الخميس، من 11:00 صباحا حتى 6:00 مساء بتوقيت القاهرة، ونتواصل بالعربية والإنجليزية.
أدلة ذات صلة: جداول إنتاج الفعاليات في مصر، وكيف تكتبون موجز فعالية لشركة إنتاج في مصر.
