لشهر رمضان في شركات الخليج تقاليده: لقاءات مسائية تجمع الإدارة بالموظفين والشركاء، وغبقة يلتقي فيها الزملاء في أجواء الشهر، ثم حفل معايدة بعد العيد. وحين تقيم شركة خليجية هذه اللقاءات لفريقها أو شركائها في مصر، تحتاج إلى إنتاج يحترم روح الشهر وإيقاع يومه. ويشرح هذا الدليل كيف ننتجها، ومتى يبدأ البرنامج، وما الذي يتولاه كل طرف.
ثلاث مناسبات بثلاث نبرات
- ليالي رمضان: لقاء مسائي فيه كلمة قصيرة للإدارة وتكريم وفقرات خفيفة، والإنتاج فيه هادئ ومرتب.
- الغبقة والسحور: جلسة اجتماعية متأخرة أقرب إلى المجلس، يخدم فيها الإنتاج الحديث بين الحضور ولا يزاحمه.
- حفلات العيد: احتفال للموظفين بعد العيد بطابع أكثر بهجة، فيه تهنئة الإدارة وتكريم الفرق وفقرات ترفيهية.
أين تقام لقاءات الشهر
تقام هذه اللقاءات غالبا في قاعات الفنادق أو في الخيام الرمضانية التي تجهزها فنادق القاهرة، أو في مواقع مستقلة ومواقع مفتوحة. وحين يأتي رمضان في أشهر الطقس المعتدل، كما في الأعوام القريبة، تصبح الأسطح والمواقع المفتوحة خيارا مناسبا لأمسيات الشهر، مع خطة طاقة احتياطية وبديل داخلي. وفي كل الأحوال نتحقق مع الموقع من ارتفاع السقف ونقاط التعليق والكهرباء قبل تصميم الديكور والإضاءة.
الديكور والإضاءة
تصنع الإضاءة والديكور أجواء رمضان قبل أي عنصر آخر، وللفانوس في مصر مكانة خاصة، فهو رمز رمضاني مصري أصيل. نصمم خلفية المسرح والعناصر الديكورية بطابع رمضاني ونطبعها بتقنية UV بالمقاسات الكبيرة، ونخطط الإضاءة حولها:
- إضاءة دافئة منخفضة للقاعة تناسب الجلسات والحديث، بدل الإضاءة الساطعة المعتادة في المؤتمرات.
- فوانيس مضاءة وعناصر بزخارف الهلال والنقوش العربية حول المسرح وفي المداخل.
- إسقاط زخارف رمضانية على الجدران والأسقف عبر قوالب الإسقاط (gobos).
- إضاءة أوضح على المسرح وقت الكلمات والتكريم، ثم تعود القاعة إلى هدوئها.
- مدخل بطابع رمضاني يستقبل الضيوف بلوحة ترحيب مطبوعة وإضاءة دافئة.
ونقترح الاكتفاء بالزخارف والفوانيس والهلال في المطبوعات المؤقتة، دون طباعة آيات أو عبارات دينية على ما يرمى بعد الفعالية.
الصوت والشاشات
يقوم البرنامج عادة على كلمات قصيرة وتكريم وفقرات ترفيهية، فنضبط الصوت بحسب القاعة: ميكروفونات واضحة للمتحدثين، وخلفية صوتية منخفضة تسمح بالحديث بين الحضور، ومهندس صوت يرفع المستوى وقت الفقرات ويخفضه بعدها. وإن تضمن البرنامج مسابقات أو فقرات تفاعلية جهزنا ميكروفونات لاسلكية للمقدم والمشاركين. وتحمل شاشات LED تهنئة الشهر وكلمة الإدارة ومحتوى التكريم والأفلام القصيرة التي تعدونها، ونختبر المحتوى العربي على دقة الشاشة الفعلية قبل وصول الضيوف.
التوقيت حول الإفطار والتراويح
يتغير إيقاع اليوم في رمضان، ويتبعه الإنتاج:
- التركيب نهارا: ننهي التركيب والاختبار قبل موعد الإفطار، بعد الاتفاق مع الموقع على مواعيد الدخول وإدخال المعدات.
- البداية بعد التراويح: تبدأ اللقاءات عادة بعد صلاة التراويح، فاحسبوا وقت وصول الضيوف على هذا الأساس.
- الطرق قبيل الإفطار: يشتد ازدحام الطرق في القاهرة قبيل الإفطار، فتجنبوا مواعيد الوصول في هذا الوقت.
- مكان للصلاة: اتفقوا مع الموقع على مصلى قريب من القاعة.
- التفكيك المتأخر: اللقاء المتأخر يعني تفكيكا بعد منتصف الليل، فتأكدوا أن عقد الموقع يسمح به دون رسوم مفاجئة.
وتتحدد مواعيد رمضان والعيدين وفق تقويم أم القرى والإعلان الرسمي لبداية الشهر ونهايته، ويتقدم الشهر في التقويم الميلادي كل عام، فاتركوا هامشا مرنا عند حجز الموقع والفريق في بداية الشهر ونهايته.
ما نتولاه وما يتولاه الموقع
نتولى الإنتاج كاملا: المسرح والديكور والإضاءة والصوت والشاشات، وإدارة سير البرنامج في الموقع، ثم التفكيك وإعادة الموقع إلى حالته. ولا تقدم Wampum Events الطعام أو المشروبات بأي صورة، فهذا من اختصاص الفندق أو الموقع أو الجهة التي تتعاقدون معها مباشرة. وننسق مع فريق الموقع توزيع الطاولات وممرات الحركة حتى لا تتقاطع مع الكابلات والمعدات.
حفلات العيد للموظفين
بعد العيد تحتفل الشركات عادة بفرقها في حفل معايدة، والإنتاج هنا أكثر بهجة: مسرح بخلفية تحمل تهنئة العيد وهوية الشركة، وإضاءة أكثر حيوية، وشاشة تعرض صور الفرق ورسالة الإدارة، وصوت للفقرات الترفيهية والتكريم. وإن أقيم الحفل نهارا في موقع مفتوح اعتمدنا شاشات خارجية أكثر سطوعا. والأسس نفسها تنطبق على حفلات عيد الأضحى، وموعده كذلك يتحدد بالتقويم الهجري.
متى تبدؤون
مواعيد رمضان ثابتة في التقويم الهجري ولا تقبل التأجيل. والمهل المعتادة لدينا: 12 أسبوعا وقت مريح، و8 أسابيع وقت معتاد، و4 أسابيع وقت ضيق لكنه ممكن، ونحتاج إلى الهوية البصرية والتصاميم قبل بدء التنفيذ بمدة لا تقل عن 5 أيام عمل. أرسلوا الليلة المطلوبة بالتقويم الهجري، والموقع أو المدينة، وعدد الحضور، ونرد في يوم العمل نفسه.
أدلة ذات صلة: تقويم الفعاليات في مصر للشركات الخليجية، وحفلات الجوائز والتكريم للشركات في مصر.
